¿Qué es un análisis de impacto en el negocio o BIA?

BIA es un proceso por el cual determinamos y evaluamos el impacto que se produciría en caso de que ocurriera un incidente que causara la interrupción de los procesos.

El BIA se centra en los procesos vitales, aquellos que en caso de ser interrumpidos el impacto ocasionado sería inasumible en un período corto de tiempo para la organización.

No tiene el mismo nivel de importancia en este caso la web de un ecommerce de cualquier producto, que tiene que estar disponible siempre, que una campaña de publicidad, porque esta última se entrega de forma discontinua.

El BIA se hace en todos los procesos de una organización usando el mismo método, de esta forma es posible comparar resultados entre distintos procesos y clasificarlos según su nivel de importancia o criticidad.

¿Cómo se hace un BIA?

No existe una única forma que sea válida para todas las empresas, cada una tendrá que crear su propio método.

Se deben tener en cuenta los distintos impactos que pueden ocurrir tras la interrupción de un proceso, algunos ejemplos son:

• Impacto operacional: Impide obtener el producto o el resultado del servicio al que pertenece dicho proceso.
• Impacto económico: Se incurren en costes adicionales, pérdida de ingresos, penalizaciones, etc.
• Impacto de reputación: La marca pierde imagen y reputación al no poder ofrecer sus productos y servicios a los clientes.
• Impacto legal y contractual: Al interrumpir algún proceso es posible que la empresa incumpla algún requisito legal y contractual que tenga graves consecuencias

Otro factor importante sería el tiempo. Se suele usar una escala de tiempo para medir el impacto en diferentes intervalos. Puede ser que un proceso tenga un gran impacto desde un primero momento, como la interrupción de la web del ecommerce que hemos puesto en el ejemplo de antes, pero también habrá otros procesos en el que el impacto no será grande hasta pasado un espacio de tiempo.

Es importante usar un software de BIA especializado para facilitar su realización, la organización y el proceso de cálculo de los datos que se tratan en este análisis.

Pasos para elaborar un análisis de impacto en el negocio (BIA)

Cualquier incidente que provoque una interrupción de la actividad financiera, legal o de reputación es susceptible de aparecer en el BIA, los desastres naturales y los causados por humanos como los robos o los virus informáticos.

Si ocurre un incidente que afecte a la actividad de tu empresa, su continuidad puede verse afectada, por eso, si deseas realizar un BIA que te ayude a conocer el impacto de las funciones de la actividad empresarial, a continuación te enseñamos cómo realizar un análisis de impacto en el negocio por pasos.

1. Recopilar información

Lo primero es realizar una investigación donde se recoge toda la información de la empresa y las operaciones más comunes dentro de su actividad. Este paso se realiza mediante entrevistas y encuestas a personas clave de cada departamento.

La información recopilada debe incluir lo siguiente:

• Nombre del proceso.
• Una descripción de donde se realiza el proceso.
• Las entradas y las salidas en el proceso.
• Los recursos y las herramientas que se usan en el proceso.
• Los usuarios que participan en el proceso.
• La sincronización.
• Impactos financieros y operativos.
• Impacto regulatorio, legal o de cumplimiento.

2. Identificar las funciones y los procesos

Se genera una lista en la que se incluyen los roles y procesos clave en cuanto a los objetivos y la visión de la organización.

3. Evaluar impactos operacionales

Se analiza el grado de impacto de interrupción dentro de la empresa en función de factores operacionales. Generalmente son tres niveles:

1. La operación es crítica para el negocio.
2. Es una parte integral del negocio, pero no una función crítica.
3. No es una parte integral.

4. Establecer los tiempos de recuperación

Una vez calculada la importancia, se evalúa la sensibilidad temporal de las operaciones y las medidas de seguridad de los empleados. Establecemos el factor del tiempo en función de:

• El objetivo de punto de recuperación (RPO): Es la pérdida de la empresa durante el desastre.
• El objetivo de tiempo de recuperación (RTO): Es la cantidad de tiempo que una empresa necesita para recuperar su actividad normal después de un incidente o un evento no deseado.
• MTD: Tiempo máximo de inactividad que puede aguantar una empresa.

5. Optimizar los recursos

Se realiza un plan de recuperación con el fin de optimizar el uso de los recursos en una organización. Es por eso que se intenta reconocer cuales son los recursos críticos, es decir, aquellos que tienen prioridad en la etapa de recuperación.

6. Elegir alternativas

Se reconocen los procesos alternativos que podría reemplazar a los procesos críticos durante su recuperación. Las alternativas deberían funcionar para superar la crisis.

7. Generar un Informe de Impacto en el Negocio

Se crea una evaluación de impacto y se determinan los umbrales de riesgo en diferentes escenarios. La información que se obtiene en el BIA es clave para una estrategia de recuperación óptima.

¿Quién realiza el análisis BIA?

La metodología a seguir tiene que ser validad por la persona o el equipo que se haya elegido como autoridad en materia de continuidad de negocio, que suele ser un equipo de representantes de los departamentos principales.

Cuando se tiene la metodología y los procesos identificados, se tiene que contar con los departamentos involucrados, ya que ellos conocen mejor que nadie las consecuencias en caso de interrupción.

El resultado del análisis BIA tiene que ser aprobado por la dirección de la organización o por quien corresponda.

Importancia de realizar un análisis BIA

Un BIA te ayudará a estar preparado en caso de incidente o interrupción de la actividad de tu empresa por causas ajenas. El BIA te hará tomar conciencia de cuáles son los procesos más importantes dentro de la organización y aportará valor para priorizar el desarrollo de otros proyectos de continuidad de negocio.

Realizar un BIA te permitirá asignar recursos de forma responsable y reducir costes de recursos humanos y financieros, ya que tardarás menos tiempo en recuperarte.

En Dolbuck tenemos una amplia experiencia en la realización de BIA y en implantar planes de continuidad de negocio. Si necesitas más información no dudes en escribir a [email protected] o llámanos al 954 173 111.